Obligations Rh dès le 1er salarié / Magalie ORGERET

Café du Cee6 - 4 juin 2026 - Obligations RH dès le 1er salarié

Formalités préalables à l'embauche

Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) :

Obligatoire auprès de l'URSSAF, normalement 8 jours avant l'entrée du collaborateur et jusqu’au jour J de l’arrivée

Recommandation de faire la DPAE le jour J pour éviter les problèmes de ghosting (candidats qui ne se présentent pas)

La DPAE déclenche automatiquement l'inscription à la médecine du travail

Contrat de travail :

CDI : Signature possible dans les jours suivant l'arrivée, mais recommandée dès le premier jour

CDD : Signature obligatoire immédiatement à l'arrivée sous peine de requalification en CDI

Le contrat doit mentionner la période d'essai (elle ne se présume pas)

Possibilité de faire une lettre d'embauche/d'engagement en amont pour sécuriser le recrutement, toutefois elle a une valeur juridique

Le contrat doit notamment préciser : classification, période d’essai, période de préavis, outils de travail, RGPD, entretiens professionnels

Respect de la Convention collective

Ø Chaque entreprise est rattachée à une convention collective selon son code APE

Ø La convention collective prévoit des dispositions spécifiques (périodes d'essai, préavis, primes obligatoires)

Ø Exemple : la convention Syntec prévoit une prime vacances annuelle obligatoire

Télétravail

Ø Deux possibilités : prévoir la clause de télétravail dans le contrat ou créer une charte séparée

Ø Recommandation : mentionner le télétravail dans le contrat de manière « light » en indiquant de se référer à une charte pour plus de flexibilité

Protection sociale obligatoire

Ø Mutuelle d'entreprise : Obligatoire pour tous les salariés

Ø Prévoyance : Également obligatoire

Ø Remise de bulletins d'affiliation au salarié

Ø DUE (Décision Unilatérale de l'Employeur) : Document obligatoire précisant toutes les modalités de la mutuelle et de la prévoyance, y compris les cas de dispense

Ø Cas de dispense possibles : CDD courts, alternants, bénéficiaires de la CMU, couverture via le conjoint

Ø Pour être dispensé, le salarié doit apporter un justificatif d'affiliation par ailleurs

Ø Répartition : minimum 50% pris en charge par l'employeur prévu légalement, certaines conventions collectives prévoient une répartition supérieur à 50%, possibilité d'aller jusqu'à 100%,

Ø Attention au choix des formules (solo vs duo vs famille) lors de la souscription du contrat initial par l’entreprise

Visite médicale

Visite d'embauche obligatoire (VIP)

Sur Lyon, les délais pour obtenir une visite peuvent être très longs (jusqu'à un an voire plus)

Coût : environ 110€ à Paris, variable selon les régions

La visite doit avoir lieu durant le temps de travail

Dispense possible si le salarié occupait le même poste récemment et a passé une visite médicale, il faut alors demander la fiche d’aptitude au salarié

Registre du personnel

Obligatoire dès le premier salarié

Généralement automatisé via le logiciel de paie (extraction)

Doit être à disposition de l'inspection du travail en cas de contrôle

Les stagiaires doivent également y figurer

Prestataires vs salariés

Vigilance nécessaire avec les prestataires de service (surtout les auto-entrepreneurs)

Risque de requalification en CDI en cas de contrôle URSSAF et inspection du travail si le prestataire travaille à 100% pour l'entreprise, sans autres clients

Attention au lien de subordination et aux horaires imposés, si présence sur l’organigramme de l’entreprise également

Stagiaires et alternants

Gratification obligatoire au-delà de 2 mois de stage (environ 4,50€/heure soit 15% du plafond horaire de la sécurité sociale)

Ratio à respecter : les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps, pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas excéder 15 % de l'effectif.

Accueil et intégration

Une bonne intégration est un facteur clé de réussite et de fidélisation des collaborateurs

60% des départs sont liés à une intégration ratée

Prévoir : accueil physique : poste de travail, matériel, temps d'accompagnement le premier jour

Recommandation : établir un programme d'intégration, prévoir un déjeuner d'accueil

Plan de suivi conseillé pendant les premières semaines

Gestion de la paie

Arrêt des éléments variables de paie autour du 20-22 du mois pour un versement fin du mois

Recommandation : travailler avec un cabinet comptable ou un cabinet de gestion sociale spécialisé

La paie nécessite une vraie expertise technique, ne pas s'improviser gestionnaire de paie

Coût indicatif : entre 20 à 40€ par bulletin de paie

Les logiciels comme Payfit ne dispensent pas d'erreurs possibles

Avantages salariaux

Eviter de tout/trop donner dès le départ, privilégier une approche progressive

Avantages possibles : tickets restaurant (plafond à respecter pour la prise en charge employeur), chèques vacances, CESU, PPV (prime Macron)

La rémunération n'est pas le seul critère de motivation

Attention : ce qui est donné devient très rapidement acquis et oublié

Coffre-fort électronique

Obligation de sécuriser la remise des bulletins de paie via un coffre-fort électronique (E-Doc, PeopleDoc, etc.)

Coût : environ 1€ par mois par salarié

Peut également servir à stocker d'autres documents (contrats, entretiens)

Vigilance : si le coffre-fort est hébergé chez le cabinet comptable, il y a peu de chance de le récupérer en cas de changement de prestataire

Santé et sécurité au travail

Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) : Obligatoire dès le premier salarié

Le document recense tous les risques liés aux postes de travail par unité de travail

Doit être porté à la connaissance du salarié par tout moyen (affichage, intranet)

Demandé par la médecine du travail et l'inspection du travail en cas de contrôle ou d'accident

Faire émarger le salarié pour prouver la remise du document

Affichage obligatoire

Obligatoire même avec un seul salarié : coordonnées des urgences, médecine du travail, inspection du travail

Mentions obligatoires : harcèlement moral et sexuel, interdiction de fumer/vapoter/consommer de l'alcool, …

Consignes d'évacuation en cas d'incendie

Entretiens professionnels

Entretien professionnel : Obligatoire dès la première année du salarié, puis tous les 4 ans (nouveau décret fin 2025)

Il y a souvent confusion entre l'entretien d'évaluation annuelle (facultatif) et l'entretien professionnel (obligatoire), ce dernier aborde la carrière, les formations passées et futures, les augmentations salariales, …

Pénalités en cas de non-conformité

Absence de signature du CDD à l'arrivée : risque de requalification en CDI

Travail dissimulé si absence de DPAE et de contrat

Motif de recours au CDD incorrect : requalification en CDI

Temps partiel sans mention des jours et horaires dans le contrat : sanctions

CDI sans période d'essai mentionnée : impossibilité d'en appliquer une par la suite (elle ne se présume pas)

Seuils d'effectifs importants

À partir de 11 salariés : d’autres obligations, mise en place d'un CSE (Comité Social et Économique) notamment

Les obligations et charges augmentent avec la taille de l'entreprise

Accompagnement RH

Distinction importante : service social (paie, DPAE, DSN) ≠ service RH (stratégie, management, process) qui quant à ce dernier est plus orienté sur la gestion humaine

Magalie ORGERET

Présidente Fondatrice MOOV RH

4 Juin 2026